Når mødeplanen ændrer sig, skal lokaler, teknik og deltagelse kunne følge med. En Konference på Hotel Fredericia kan rumme både deltagere på stedet og online samt måltider og aktiviteter. Hotellet ligger centralt i Trekantområdet og tilbyder møde- og konferencefaciliteter i Fredericia.
Hotellet ligger tæt på E20 og Fredericia Banegård. Gåturen fra banegården er omkring én kilometer, og hotellet tilbyder også transportarrangementer, blandt andet til og fra stationen. Gæster, der kommer i bil, har gratis parkering.
Fra ankomst til mødelokale
Planlæg ankomsten sammen med dagens program. Find ud af, om deltagere har brug for transport fra stationen, og hvor de skal henvende sig, når de kommer frem. Hotellets placering tæt på E20 og Fredericia Banegård giver flere muligheder for at komme til mødet.
Vælg lokale efter arbejdsformen. Hotellets konferencelokaler og ruminddelinger er mobile og fleksible, så rummet kan indrettes til mødeindholdet. Et mindre møde kan foregå i et afgrænset rum, mens en større samling kan kræve plads til oplæg, fælles drøftelser eller gruppearbejde.
Hotellets største konferencelokale har plads til op til 230 personer. Hotellet har kursus- og konferencefaciliteter med plads til maksimalt 250 personer samt mindre møderum. Til arrangementer med behov for mere plads har Fredericia Idrætscenter, hotellets nabo, et lokale med plads til op til 300 personer.
Beskriv, hvad deltagerne skal foretage sig i lokalet: lytte til oplæg, arbejde ved borde eller skifte mellem fælles sessioner og mindre grupper. Oplys også, om der er behov for scene, arbejdsflader eller særlige bordopstillinger. Det hjælper hotellet med at vurdere indretningen ud fra programmet.
Teknik til møder med deltagere på stedet og online
Alle mødelokaler har moderne AV-udstyr og hurtigt og stabilt Wi-Fi. Mindre møderum har fladskærms-tv, lærred og flipover. Kursus- og konferencelokaler har loftmonterede VGA-projektorer og lofthængte lydanlæg.
Til hybridmøder bør arrangøren beskrive, hvordan de online deltagere skal følge med og bidrage. Hotellet tilbyder hybridmøder og live-konferencer med deltagere både fysisk og online og kan hjælpe med teknikken. Fortæl, om der skal vises præsentationer, deles lyd eller åbnes for spørgsmål fra deltagere på afstand.
En teknisk gennemgang inden mødestart kan forebygge afbrydelser. Aftal, hvem der tilslutter computer, styrer præsentationen og tester lyd og billede. Ved live-konferencer bør det også være aftalt, hvem der holder øje med den digitale forbindelse under oplægget.
Et fysisk møde kan måske klare sig med lærred og flipover, mens et kursus med præsentationer stiller andre krav. Et hybridmøde skal fungere for både deltagerne i lokalet og dem, der er online. Beskriv mødeformen, og bed hotellet gennemgå udstyret i det valgte lokale.
Pauser, konferencemad og ophold
Pauserne er en del af dagens rytme. Placér dem, så deltagerne kan nå at få kaffe, tale sammen og vende tilbage uden at afbryde programmet. Ved længere mødedage kan måltiderne planlægges omkring programmet, så deltagerne ikke selv skal organisere frokost undervejs.
Hotellets restaurant RYES serverer konferencemenuer og à la carte-retter. Oplys, hvornår pauserne ligger, om frokosten skal indgå i programmet, og om deltagerne har særlige kostbehov. Hotellet er bronzemærket i økologi, hvilket også kan indgå i planlægningen af forplejningen.
Hotellet tilbyder overnatning i Standard dobbeltværelse, Superior dobbeltværelse og Junior Suite. Standard dobbeltværelse er 23 m2 og har plads til 2 gæster. Junior Suite har plads til 6 gæster og op til 4 ekstra opredninger.
Hotellet har gratis Wi-Fi på hele hotellet, gratis parkering og reception med døgnbetjening. Der er også ladestander til elbil, gratis fitnesscenter og gratis adgang til svømmehal. Oplys deltagerne om faciliteterne, hvis de skal overnatte. Hotellet har gratis parkering, og hotelfredericia.dk oplyser også om gratis Wi-Fi, fitnesscenter og adgang til svømmehal.
Aktiviteter og tre spørgsmål til forespørgslen
Hotellet tilbyder teambuilding og aktiviteter, herunder aktiviteter i Fredericia Idrætscenter ved siden af hotellet. Det giver mulighed for at lægge en fælles aktivitet ind uden at planlægge transport til et andet sted. Fortæl hotellet, om aktiviteten skal styrke samarbejdet, give en pause fra møderne eller samle deltagerne efter dagens program.
Send en kort beskrivelse af formål, mødeform og praktiske behov. Hotellets side om konferencefaciliteter beskriver mulighederne for møder og arrangementer. Saml forespørgslen om tre spørgsmål: Hvilket lokale passer til programmet og deltagergruppen? Hvilken teknik kræves til fysisk eller hybrid deltagelse? Skal transport, måltider, overnatning eller aktiviteter indgå?
Når behovene er beskrevet, kan hotellet vurdere, hvordan lokaler, AV-udstyr, restaurant og aktiviteter kan indgå i programmet. Det gælder både mindre møder og større arrangementer, hvor Fredericia Idrætscenter kan være en mulighed. En Konference er lettere at koordinere, når arrangøren samler de praktiske behov i én forespørgsel.